Si vous êtes dans une entreprise ou une école qui vous oblige à travailler avec plusieurs clients ou projets, un système de classement approprié est essentiel. Il existe plusieurs méthodes de classement des documents, mais en fin de compte, votre système doit refléter vos besoins. La meilleure façon de se préparer à un système efficace est de réserver quelques jours pour travailler uniquement sur l'organisation.
Pas
Méthode 1 sur 3: Préparation d'un nouveau système de classement
Étape 1. Rassemblez tout votre matériel
Vous devez compiler tous vos documents avant d'essayer de configurer un système approprié. Parcourez tous les endroits où vous pouvez avoir des documents et placez-les tous en une seule pile. Prenez le temps de vous assurer que vous pouvez correctement comptabiliser tout le travail actif et inactif que vous avez.
- Planifiez à l'avance en libérant un espace de table pour travailler sur vos papiers.
- Si vous adaptez les documents de quelqu'un d'autre dans un nouveau système de classement, supprimez tous les documents du système actuel. Il sera préférable pour vous de gérer tous les documents et de vous préparer à un nouveau système.
Étape 2. Parcourez tous les documents
C'est la partie difficile du processus, mais c'est aussi une étape cruciale pour s'organiser. Séparez tous les fichiers en fonction de leur nature, comme les relevés bancaires, les factures de carte de crédit et les versements hypothécaires. Cela peut sembler fastidieux, mais parcourez chaque document de votre pile pour déterminer avec quoi vous travaillez.
- Vous n'avez pas besoin de lire chaque article, mais un bref survol vous aidera.
- Les post-it sont utiles pour marquer les papiers importants sur lesquels vous savez que vous devrez passer du temps.
Étape 3. Mettre en place des piles
Lorsque vous commencez à trier vos documents, il serait utile de garder les documents connexes ensemble. Vous pouvez placer tous les papiers relatifs au client « Nickelback » en une seule pile. Un autre exemple consiste à empiler votre travail en fonction des mois.
- Avoir un sens de l'ordre chronologique pourrait être utile pour vos besoins de classement.
- Établissez des priorités tout en triant la paperasse. Lorsque vous voyez des papiers exceptionnellement importants, placez-les sur le dessus de leur pile respective.
Étape 4. Réduisez comme bon vous semble
Une autre pile que vous pouvez créer est la pile de déchets. Vous n'êtes pas obligé de jeter une pile de vos papiers, mais vous devez séparer les papiers sans importance des autres piles. Vous pouvez même mettre en place une pile diverse où des papiers aléatoires pourraient aller.
Si vous êtes sûr à 100% que vous n'avez pas besoin de paperasse et que vous ne pouvez pas établir de lien viable vers un autre document, jetez-les. Vérifiez auprès de vos supérieurs si vous êtes autorisé à jeter quoi que ce soit avant de poursuivre avec quelque chose
Étape 5. Utilisez des dossiers de manille
Gardez les choses simples pour vous-même en utilisant des dossiers de manille bon marché. Cela ne nuira pas à vos fonds et vous permettra d'effectuer n'importe quel système de classement que vous souhaitez. Vous pouvez vous procurer un pack de chemises de style manille dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau.
Étape 6. Transférez vos piles
Utilisez les piles que vous avez établies plus tôt pour servir de guide pour vos dossiers. Assurez-vous que le contenu de chaque dossier est également organisé. Vous pouvez soit organiser le contenu d'un dossier en fonction de l'importance de chaque article, soit par chronologie.
- Évitez d'organiser le contenu d'un fichier en fonction de l'alphabet. L'organisation alphabétique fonctionne plus efficacement pour organiser des groupes de fichiers.
- Placez les dossiers de manille dans un classeur pendant que vous remplissez les dossiers.
Méthode 2 sur 3: Créer un système qui vous convient
Étape 1. Utilisez un système de classement alphabétique
Un système de classement alphabétique fonctionne bien lorsque vous devez récupérer des noms de personnes, de clients, d'auteurs, des noms de films, de livres, etc. À condition d'utiliser des termes faciles à récupérer, un système de classement alphabétique est souvent le système le plus simple à utiliser.
- La meilleure façon de classer et de récupérer des fichiers est d'étiqueter chaque fichier. Les dossiers de Manille ont un onglet supplémentaire conçu pour étiqueter les fichiers qui faciliteront votre processus de récupération.
- Si vous gérez des clients, il est plus efficace de classer par ordre alphabétique par nom de famille.
- Si vous avez beaucoup de fichiers, pensez à créer des sections de lettres pour vous aider à vous organiser. Les diviseurs de section sont grands et contiennent simplement une lettre. Vous pouvez également diviser les lettres par paires comme « A-D » ou « F-K ».
Étape 2. Utilisez une commande topique
Lorsque vous travaillez ou étudiez dans une variété de domaines, un ordre de sujet ou de sujet peut être un moyen très utile de récupérer des informations. Par exemple, si vous étudiez le droit, vous pourriez avoir des rubriques sur les contrats, le droit constitutionnel, les délits, le droit administratif, le droit international, etc.
- La meilleure façon d'organiser les informations d'actualité consiste à utiliser des diviseurs de section. Étiquetez vos diviseurs de section en fonction du contenu, comme « Droit administratif ».
- Ce système fonctionne mieux si vous avez plusieurs sujets différents. Sinon, vous vous retrouverez avec un ou deux diviseurs et pas vraiment un système organisé.
Étape 3. Essayez le classement numérique
Ce type de système de classement est idéal pour les fichiers contenant des dates ou des nombres. Par exemple, si vous avez des factures, des reçus, des événements datés, etc., le système numérique peut être un système facile à localiser à nouveau. Vous pouvez également envisager l'étiquetage du mois et de l'année pour cette option. Pour ceux qui travaillent dans un environnement qui utilise la numérotation pour les documents tels que les dossiers médicaux, les documents législatifs, les affaires judiciaires, etc., la numérotation est une méthode de récupération utile.
- N'utilisez ce système que si vous êtes à l'aise pour visualiser plusieurs numéros et pouvez récupérer des informations à partir de ces numéros.
- Marquez sur les onglets de classement les numéros ou les dates et organisez en fonction de la valeur numérotée. Commencez par « 1 » et faites augmenter la valeur des nombres suivants.
- Si vous produisez des mois, commencez par janvier et passez, dans l'ordre, à décembre. Vous bénéficierez des diviseurs de section pour chaque mois.
Étape 4. Utilisez un codage couleur
C'est idéal pour le classement créatif et est particulièrement efficace pour ceux qui ont un bon rappel visuel. Il peut être utile de croiser différents sujets en fonction du codage couleur. Vous pouvez coder en couleur n'importe laquelle des techniques de classement susmentionnées. Vous pouvez également utiliser une combinaison de systèmes d'organisation en associant des codes de couleur à un autre système.
- L'un des moyens les plus simples d'ajouter de la couleur à votre méthode de remplissage établie consiste à utiliser des surligneurs. Vous pouvez acheter une variété de surligneurs dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau.
- Une autre façon de mettre en œuvre le codage couleur consiste à utiliser une variété de dossiers colorés.
Étape 5. Utilisez un système de fréquence
Cela fonctionne bien pour les éléments que vous utilisez tout le temps, mais ne devrait pas être un système autonome. Il a besoin de se nourrir d'un autre système, par exemple le système alphabétique. Ajoutez les informations fréquemment utilisées à un espace groupé dans votre zone de classement afin qu'elles puissent être récupérées rapidement, comme tout à l'avant d'un tiroir d'un classeur.
Vous devrez faire attention à ne pas vous désorganiser en utilisant ce système. Garder le projet sur lequel vous travaillez actuellement au premier plan ne garantira pas toujours une organisation efficace
Méthode 3 sur 3: Conserver un système organisé
Étape 1. Classez les documents immédiatement
Une façon de vous assurer que votre système de classement fonctionne efficacement est de classer le papier au fur et à mesure que vous le traitez. Le système de classement ne fonctionnera pas si vous remettez les documents de classement à plus tard. Prendre l'habitude de classer des papiers aidera également votre productivité et votre flux de travail.
Étape 2. Gardez votre espace à jour
Tous les deux mois, vous devriez parcourir votre système de classement et faire un bref balayage. Vous n'êtes pas obligé de revoir tous vos papiers comme vous l'avez fait pour l'organisation initiale. Vérifiez tous les fichiers et assurez-vous que tout est organisé et au bon endroit.
Après les premiers mois, vous pouvez également vous demander si le système que vous choisissez fonctionne pour vous
Étape 3. Nettoyez votre espace
Une fois par an, vous devriez faire un plus grand nettoyage de votre espace de travail. Vous pouvez avoir des fichiers que vous utilisez régulièrement, mais vous devriez maintenant passer en revue les autres fichiers que vous utilisez moins. Ouvrez les fichiers que vous utilisez le moins et lisez tous vos documents pour voir s'il n'y a pas de paperasse inutile.
Retirez tous les dossiers et essuyez le classeur avec un gant de toilette humide pour enlever l'accumulation de poussière
Des astuces
- Ces principes peuvent également s'appliquer aux regroupements de fichiers informatiques ou électroniques.
- Utilisez un index pour les fichiers non classés par ordre alphabétique. Cela doit être classé par ordre alphabétique afin que vous puissiez localiser rapidement vos fichiers de toute façon. Mettez cet index au début du fichier.
- Commencez par purger et trier vos piles de papiers et utilisez des post-it pour trier en catégories, puis en sous-catégories.
- Il est utile d'avoir un fichier divers pour les éléments qui ne s'intègrent pas parfaitement ailleurs.
