Tout le monde possède des documents importants, de l'acte de naissance aux informations bancaires, qu'il souhaite conserver en toute sécurité. Bien que nous ne voulions jamais penser à de mauvaises choses, ces documents sont tous cruciaux en cas d'urgence ou de catastrophe. Heureusement, les stocker et les protéger est facile. Avec certains outils de planification, d'organisation, de numérisation et de stockage, vous pouvez conserver tous vos documents importants en lieu sûr.
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Méthode 1 sur 2: Protéger vos documents
Étape 1. Procurez-vous un coffre-fort portable et ignifuge pour les documents vitaux
La meilleure façon de protéger vos documents importants est d'utiliser un coffre-fort domestique. C'est ce que la FEMA recommande pour le stockage. Procurez-vous une boîte ignifuge et verrouillable pour que vos documents soient en sécurité en cas d'urgence. Assurez-vous également que la boîte est facile à transporter afin que vous puissiez emporter vos documents avec vous si vous devez partir.
- Les quincailleries ou les magasins de fournitures de bureau ont généralement des mallettes de transport de documents. Vous pouvez également les trouver en ligne.
- Les coffres-forts peuvent être livrés avec une clé ou une serrure à combinaison. Quel que soit votre choix, assurez-vous de conserver la clé ou la combinaison dans un endroit sûr et accessible. Dites également à votre famille où les trouver.
- Certaines personnes pensent que mettre leurs documents dans un coffre-fort est le meilleur plan, mais vous ne pourrez pas transporter un coffre-fort grand ou lourd. Cela signifie que vous pourriez perdre vos documents si vous devez quitter votre domicile. Une boîte postale portable est un bien meilleur choix.
Étape 2. Mettez tous les documents dans des sacs en plastique avant de verrouiller la boîte
Bien que les coffres-forts soient généralement étanches, des fuites peuvent survenir, surtout en cas d'inondation. Étant donné que l'eau peut ruiner des documents importants, il est préférable d'ajouter une deuxième couche de protection. Mettez tous les documents dans des sacs en plastique scellables avant de les placer dans la boîte.
Vous pouvez également laisser la boîte dans un endroit élevé, comme sur une étagère ou au deuxième étage, comme précaution supplémentaire contre les dommages causés par les inondations
Étape 3. Laissez le coffre-fort dans un endroit accessible que vous pouvez atteindre rapidement
Vous ne voudrez peut-être jamais penser à quitter votre maison à la hâte. Cependant, s'il y a un type d'urgence comme une catastrophe naturelle, vous ne pouvez pas perdre de temps à chercher vos documents. Laissez votre coffre-fort dans un endroit facilement accessible afin de pouvoir le saisir rapidement. Cela vous fera gagner un temps précieux en cas d'urgence.
- Vous devriez cacher un peu la boîte, juste au cas où un voleur entrerait dans votre maison. Le mettre au fond de votre placard devrait suffire, à condition de savoir où il se trouve et de pouvoir le récupérer rapidement.
- Dites également aux autres membres de votre foyer où se trouve la boîte, au cas où ils devraient partir rapidement en votre absence.
Étape 4. Étiquetez la boîte pour qu'elle soit facile à identifier
Si vous êtes pressé ou si quelqu'un d'autre a besoin de saisir la boîte, assurez-vous qu'elle est facile à identifier. Mettez-y une étiquette indiquant quelque chose comme « Documents importants ». De cette façon, vous pouvez trouver et saisir la boîte rapidement en cas d'urgence.
Étape 5. Sauvegardez tous vos documents importants avec des copies numériques
Il est toujours possible que des documents physiques soient endommagés ou perdus, une sauvegarde numérique est donc très importante. Utilisez un scanner et numérisez tous les documents que vous stockez dans la boîte postale. De cette façon, vous aurez des sauvegardes si l'une d'entre elles est endommagée ou perdue.
- Il existe également des applications pour smartphone qui vous permettent de prendre des photos et de les stocker au format PDF. Il s'agit d'un moyen simple et rapide de sauvegarder vos documents.
- La numérisation de documents moins importants peut également être un excellent moyen de réduire l'encombrement de votre maison. Si vous vous sentez submergé par trop de paperasse, cela peut vous aider à vous organiser.
Étape 6. Stockez vos copies numériques dans au moins 2 emplacements sécurisés
Une sauvegarde numérique est un bon début, mais vous devez également vous assurer de les protéger. En général, conservez vos fichiers numériques dans au moins 2 emplacements pour éviter de les perdre. Vous pouvez charger les fichiers sur un lecteur flash amovible et laisser ce lecteur dans votre boîte postale, et également télécharger les fichiers sur un compte de stockage cloud sécurisé. De cette façon, vous avez plusieurs façons d'accéder à vos documents en cas d'urgence.
- Assurez-vous de protéger par mot de passe tous les dossiers dans lesquels vous stockez des documents importants. Définissez vos fichiers cloud comme privés et mettez un mot de passe sur les dossiers de votre ordinateur ou de votre clé USB.
- Vous pouvez également stocker le lecteur flash ou le disque dur dans un autre coffre-fort de votre banque. De cette façon, vous disposez de copies numériques dans 2 emplacements physiques.
Méthode 2 sur 2: Stocker les bons documents
Étape 1. Mettez tous vos documents d'identification personnels dans le coffre-fort portable
En cas de sinistre, vous devrez être en mesure de prouver votre identité et vos relations familiales. Conservez les originaux de tout ce dont vous aurez besoin pour vous identifier, vous et votre famille, dans le coffre-fort.
- Les documents d'auto-identification comprennent votre passeport, votre certificat de naissance, votre carte de sécurité sociale et votre carte verte ou vos dossiers d'immigration. Vous devez également laisser une copie de votre permis de conduire ou d'une pièce d'identité délivrée par l'État.
- Si vous avez servi dans l'armée à un moment donné, incluez également votre numéro de service et vos dossiers.
- Pour vos relations familiales, incluez vos actes de mariage ou de divorce, les certificats de naissance des enfants, les papiers d'adoption ou de garde d'enfants et les certificats ou étiquettes de propriété d'animaux.
Étape 2. Conservez vos dossiers financiers pour prouver ce que vous possédez
Les dossiers financiers et de propriété sont importants pour le remboursement et l'assurance après tout type de catastrophe, alors incluez-les toujours dans votre boîte postale. Conservez des registres papier de tout ce que vous possédez et de tous vos biens afin de pouvoir les récupérer en cas d'accident et que vous devez partir.
- Les documents de propriété importants comprennent l'acte de propriété de votre maison, l'évaluation de la valeur de la propriété, le titre de votre voiture et d'autres documents d'enregistrement, votre testament et les informations bancaires et de compte de retraite. Incluez également des copies de tous les régimes d'assurance que vous avez.
- En règle générale, les documents relatifs aux obligations financières récentes ou en cours doivent également figurer dans la boîte. Les exemples incluent vos documents hypothécaires, les informations de prêt, la pension alimentaire, la pension alimentaire pour enfants, les enregistrements de paiement automatique pour le câble, les gymnases, les services publics ou les abonnements, et les déclarations de revenus les plus récentes.
- Si vous louez votre maison au lieu d'en être propriétaire, veuillez inclure votre bail ou contrat de location.
Étape 3. Incluez vos dossiers médicaux pour ne pas les perdre
Vous aurez également besoin de votre dossier de santé et de votre dossier médical en cas d'urgence. Assurez-vous d'avoir les dossiers de vaccination et de vaccination, les listes de médicaments que vous prenez, une liste de vos allergies ou problèmes de santé, les informations de votre assurance maladie, les formulaires de procuration médicale et les coordonnées de vos médecins et dentistes afin de pouvoir les joindre si vous devoir.
- N'oubliez pas d'inclure également toutes ces informations pour les autres membres de votre foyer ou de votre famille.
- Si vous avez un handicap, assurez-vous d'ajouter des documents qui le prouvent ainsi que tous les documents relatifs à vos prestations ou à votre indemnisation.
- Si vous avez un animal de compagnie, incluez également les dossiers vétérinaires.
Étape 4. Prenez des photos de tout objet ou propriété de valeur pour une couverture d'assurance
Tout ce que vous possédez ne peut pas tenir dans votre coffre-fort, donc garder des photos d'objets de valeur peut vous aider si quelque chose est endommagé et que vous devez soumettre des réclamations d'assurance. Prenez des photos de tout objet de valeur qui pourrait être endommagé en cas d'accident. Stockez des copies physiques des images dans la boîte et téléchargez également des copies numériques sur une clé USB ou un fichier de stockage en nuage.
Certains articles pour lesquels vous pourriez avoir besoin d'une couverture incluent votre maison, votre voiture, vos œuvres d'art, vos objets de collection ou vos appareils électroniques coûteux
Étape 5. Laissez de l'argent dans la boîte postale au cas où
S'il y a une panne d'électricité ou si vous devez quitter votre domicile, vous ne pourrez peut-être pas accéder à votre compte bancaire. Laissez un fonds d'urgence de petits billets, pas plus de 20 $, juste au cas où vous auriez besoin d'argent en cas d'urgence.
Bien qu'il soit important d'avoir de l'argent d'urgence, n'y laissez pas toutes vos économies. L'argent dans un compte bancaire est assuré par la FDIC et l'argent dans votre boîte postale ne l'est pas. Il est préférable de laisser la plupart de vos économies à la banque et de ne stocker que ce dont vous pourriez avoir besoin en espèces
Étape 6. Utilisez un classeur verrouillable pour les formalités administratives moins vitales
Tout ménage a beaucoup d'autres documents qui ne sont pas essentiels et n'ont pas besoin d'être dans votre boîte postale. La meilleure façon de stocker ces documents est d'utiliser un classeur métallique verrouillable. Cela les garde protégés et organisés, et vous n'avez pas à vous soucier d'essayer de les emporter avec vous si vous devez quitter votre maison.
- Certains documents importants mais non critiques comprennent les relevés bancaires récents, les déclarations de revenus datant de plus d'un an, les documents scolaires ou de travail, les factures de services publics, les relevés de carte de crédit et les reçus importants.
- En règle générale, si les factures ou les relevés datent de plus d'un an, vous pouvez les déchiqueter. Vous pouvez également les numériser si vous souhaitez conserver des enregistrements sans encombrement.
Des astuces
- Si vous préférez conserver vos documents à l'extérieur de votre domicile, vous pouvez également louer un coffre-fort à votre banque. Demandez à un caissier quelles sont vos options.
- Pour se préparer à une urgence, c'est aussi une bonne idée de stocker de la nourriture, de l'eau, des médicaments, des lampes de poche, une radio portable et une trousse de premiers soins.
Mises en garde
- S'il y a une urgence et que vous devez quitter votre maison immédiatement, priorisez d'abord la sécurité de tous. Vos documents peuvent attendre que tout le monde soit sorti.
- Ne mettez pas votre vie ou votre sécurité en danger pour sauvegarder vos documents.
