Le classement est souvent une tâche nécessaire au travail et à la maison. Si vous sautez le classement trop longtemps, vous pouvez accumuler une grosse pile de papier qui prendra des heures, voire des jours, à trier. Pour que votre boîte de réception ne soit pas encombrée, triez tous les documents que vous recevez quotidiennement. Ensuite, créez un système de classement qui fonctionne pour vous. Utilisez votre système pour trier les papiers afin de pouvoir accéder facilement aux documents importants chaque fois que vous en avez besoin !
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Méthode 1 sur 3: Gérer votre afflux quotidien de papier
Étape 1. Créez une boîte de réception centrale pour conserver les papiers jusqu'à ce que vous puissiez les trier
Une boîte de réception centrale est l'endroit où vous rangez tous les papiers qui arrivent sur votre bureau ou dans votre boîte aux lettres chaque jour. Cela peut vous aider à rester organisé jusqu'à ce que vous ayez le temps de trier et de manipuler chaque article.
- Vous pouvez utiliser une petite boîte en carton comme boîte centrale ou vous procurer une boîte, un panier ou un plateau spécial à cet effet.
- Placez la boîte sur le coin de votre bureau, sur une table près de votre porte d'entrée ou à un autre endroit visible pour ne pas l'oublier.
Étape 2. Parcourez la boîte de réception quotidiennement et mettez de côté les éléments importants
Examinez chacun des éléments de votre boîte de réception une fois par jour pour rechercher les éléments qui nécessitent votre attention immédiate. Il peut s'agir de factures à échéance prochaine, d'invitations à des fêtes ou de formulaires urgents. Mettez ces objets de côté afin de pouvoir vous en occuper immédiatement.
Vous voudrez peut-être obtenir une deuxième boîte d'une couleur différente de la première boîte pour mettre les articles urgents. Par exemple, vous pourriez obtenir une case rouge pour indiquer qu'il s'agit d'articles urgents
Étape 3. Placez les éléments que vous souhaitez classer dans une boîte de classement
Gardez une troisième boîte à côté de la boîte de réception centrale et de la boîte d'urgence. Utilisez-le comme point de collecte pour les articles que vous souhaitez déposer. Cela vous aidera à les garder organisés jusqu'à ce que vous soyez prêt à les classer.
Assurez-vous que cette case est d'une couleur différente des autres cases. Sinon, vous risquez de mélanger les boîtes
Étape 4. Jetez les articles inutiles dans un bac de recyclage du papier
Tout courrier indésirable ou autre article non essentiel qui se retrouve dans votre boîte de réception peut aller directement dans le bac de recyclage. Identifiez ces éléments au fur et à mesure que vous parcourez les documents et placez-les immédiatement dans la corbeille pour éviter tout encombrement dans votre boîte.
- Gardez votre bac de recyclage sur le sol afin de ne pas le confondre avec vos autres boîtes.
- Si l'un des éléments inutiles contient des informations personnelles, détruisez-les avant de vous en débarrasser.
Méthode 2 sur 3: Choisir un système de classement
Étape 1. Désignez un fichier mensuel et quotidien si vous avez beaucoup de tâches à gérer
C'est ce qu'on appelle le système de classement Tickler et c'est un excellent moyen de garder une trace de ce que vous devez faire chaque jour. Désignez un dossier pour chaque mois et un dossier pour chaque jour du mois. Ensuite, insérez des éléments dans les fichiers. Classez les éléments en fonction des dates auxquelles vous devez travailler dessus.
Par exemple, si vous devez payer une facture le 23 septembre, insérez la facture dans le dossier pour cette date
Étape 2. Classez les dossiers par ordre alphabétique pour garder les documents importants à portée de main
Le classement alphabétique est utile pour rechercher des fichiers pour des personnes, des entreprises ou des sujets. Cela peut être idéal si vous avez beaucoup de clients et que vous souhaitez conserver un fichier sur chacun, ou si vous souhaitez un moyen simple de gérer votre classement à domicile.
- Assurez-vous de placer le nom de famille des personnes en premier sur les étiquettes des fichiers, telles que "Jones, Susan" ou "Watson, David".
- Ignorez les mots comme « Le », « A » et « Un » lors du dépôt par nom commercial. Par exemple, si vous avez un client dont l'entreprise s'appelle « The Cake Goddess », alors classez selon le « C » dans « Gâteau » et ignorez le « T » dans « Le » lors du dépôt.
Étape 3. Choisissez un système de classement numérique pour les besoins de classement à court terme
Si vous avez un projet à court terme pour lequel vous souhaitez conserver des dossiers, un système de classement numérique peut fonctionner le mieux. C'est à ce moment-là que vous attribuez un numéro à chaque document et que vous le classez en fonction du numéro. Cependant, gardez à l'esprit que vous devrez également garder une trace de quel document correspond à quel numéro, par exemple en utilisant une feuille de calcul.
- Par exemple, vous pouvez affecter tous les éléments que vous avez reçus au cours de la semaine du 14 mars à un dossier intitulé 1, puis tous les éléments de la semaine du 21 mars dans un fichier intitulé 2, et ainsi de suite.
- Une autre option consiste à étiqueter les fichiers par date et à les organiser par ordre chronologique. Par exemple, les articles reçus le 2 mai 2018 pourraient être conservés dans un fichier intitulé 5/2/2018.
Étape 4. Codez vos fichiers par couleur pour faciliter et accélérer la recherche d'éléments
Désignez une couleur pour chaque catégorie de vos fichiers. Cela vous aidera à localiser une catégorie de fichiers en un coup d'œil.
- Par exemple, utilisez le rouge pour les factures médicales, le bleu pour les impôts et le vert pour l'assurance.
- Pour coder par couleur des fichiers numériques ou alphabétiques, attribuez une couleur à une plage numérique ou alphabétique, par exemple en faisant des fichiers 1-25 ou A-G vert, 25-50 ou H-M violet et 50-75 ou N-R jaune.
Étape 5. Incluez des informations pertinentes supplémentaires sur le dossier de fichiers
L'ajout d'informations supplémentaires pour décrire le contenu du fichier ou toute action requise contribuera également à rendre votre système de classement plus efficace. Pour ce faire, vous pouvez ajouter un ou plusieurs des éléments suivants:
- Numéro ou nom du dossier
- Titre du fichier
- Date d'ouverture et de fermeture du dossier
- Nom du département ou de l'équipe
- Numéro d'enregistrement informatique
- Date d'élimination et méthode d'élimination
Méthode 3 sur 3: Organisation des documents dans des fichiers
Étape 1. Placez le document le plus récent au-dessus du fichier
Utilisez la date indiquée sur le document pour vous aider à le faire. Une fois que vos papiers sont prêts à être classés et que votre système de classement est configuré, vous pouvez commencer à placer des éléments dans des fichiers. Assurez-vous toujours de garder les documents les plus récents pour chaque fichier au premier plan afin qu'ils soient faciles d'accès.
Par exemple, si vous avez un dossier pour votre assurance habitation, vous voudrez alors placer l'enregistrement le plus récent de votre assurance habitation payée en haut du dossier
Étape 2. Conservez les pièces jointes avec les documents auxquels elles se rapportent
Si vous avez des reçus ou d'autres documents pertinents qui doivent être conservés avec un autre document, assurez-vous de les conserver ensemble dans le même dossier. Vous voudrez peut-être même agrafer ou agrafer des pièces jointes au dos du document.
Par exemple, si vous avez un reçu pour payer votre facture d'électricité, agrafez-le derrière la facture au cas où vous auriez besoin de le référencer
Étape 3. Placez les documents volumineux dans des enveloppes séparées
Vous pouvez classer ces enveloppes derrière les fichiers auxquels elles sont liées. Assurez-vous d'inclure une description du contenu sur le devant de l'enveloppe. Cela aidera à éliminer l'encombrement de vos fichiers et à améliorer l'efficacité de votre système de classement.
Par exemple, si vous avez les plans d'un projet sur lequel vous travaillez, vous pouvez les placer dans une grande enveloppe
Étape 4. Classez le document original et éliminez toutes les copies
Ne pas déposer de doublons aidera à éviter toute confusion lorsque vous recherchez un élément dans vos fichiers. Si vous rencontrez des doublons, éliminez-les et ne déposez que le document original.
Si vous ne savez pas quel document est l'original, vous devrez peut-être classer les deux éléments pour être sûr d'avoir l'original. Cependant, essayez de ne pas le faire trop souvent ou vos fichiers s'accumuleront rapidement
Des astuces
- Si vous n'êtes pas sûr de classer ou de recycler un article, conservez-le pendant 30 jours, puis réévaluez-le.
- La numérisation de documents non essentiels est un autre bon moyen d'éliminer l'encombrement du papier tout en conservant les informations dans un document au cas où vous en auriez besoin.
