Un mémo, ou mémorandum, est un message adapté à un public spécifique pour l'informer de quelque chose. Les mémos sont un document de bureau général, ils peuvent donc couvrir une grande variété de sujets et être distribués sous forme de copies papier, par fax ou par courrier électronique. En règle générale, la formalité de votre mémo dépend de l'organisation pour laquelle vous travaillez et de la nature juridique du sujet. Un mémo de rénovation de bâtiment est généralement pour informer les locataires, les employés, les propriétaires ou les travailleurs d'une rénovation nécessaire qui affectera leur environnement. Découvrez comment rédiger un mémo pour la rénovation d'un bâtiment.
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Étape 1. Demandez des copies des mémorandums antérieurs
Vous pouvez vous faire une idée du ton et de la formalité de votre organisation en consultant des exemples d'avis antérieurs. Demandez à votre supérieur de ne fournir que les échantillons qui lui ont plu.
Étape 2. Obtenez des copies des coordonnées de toutes les personnes concernées par cette note
Vous devrez envoyer une copie à chaque partie, et cela peut prendre quelques jours ou semaines pour obtenir toutes les adresses ou e-mails nécessaires.
Étape 3. Rassemblez tous les faits nécessaires pour prouver la nécessité d'une rénovation du bâtiment
Si un conseil du logement ou des appartements a adopté une motion approuvant les rénovations, demandez une copie de la motion, afin qu'elle puisse être demandée ou distribuée. Plus la rénovation est importante, plus vous aurez besoin de preuves.
Étape 4. Établir des délais
Pour les rénovations majeures, vous voudrez peut-être envoyer la note bien à l'avance afin qu'ils puissent faire les aménagements nécessaires. Si la rénovation est de dernière minute, décidez de la date et de l'heure à laquelle elle aura lieu, y compris l'heure à laquelle les gens doivent se loger.
Étape 5. Rédigez un aperçu de votre mémo
Tout écrit commercial est utilisé pour convaincre le lecteur de quelque chose. Sous les rubriques, faites un brouillon qui comprend le sujet du mémo, la description, les délais et dates, la preuve et les coordonnées pour un suivi.
Étape 6. Structurez votre mémo
Utilisez le logo et la structure de l'entreprise, s'il s'agit d'un mémo produit sous le nom d'une entreprise. Voici des directives pour la mise en forme d'un mémo:
- Placez le nom du destinataire dans le coin supérieur gauche du document de traitement de texte. Il peut s'agir d'un nom général ou spécifique, mais il doit être facilement reconnaissable, afin que la personne sache que la note de rénovation du bâtiment la concerne.
- Ensuite, tapez la personne, les personnes ou l'entreprise qui rédige le mémo. Si vous rédigez le mémo pour un service ou une entreprise, vous devrez peut-être demander l'approbation avant d'envoyer le mémo sous le nom de quelqu'un d'autre.
- Placez la date ci-dessous. Les mémos doivent être produits assez rapidement, car ils demandent généralement à quelqu'un de prendre connaissance de quelque chose en temps opportun.
- Écrivez le sujet du mémo de rénovation du bâtiment, en utilisant les meilleurs mots descriptifs possibles. Par exemple, au lieu d'écrire « Objet: Rénovations de bâtiments », écrivez « Réparation d'ascenseur, 30 août de 6 h 00 à 8 h 00 ».
- Écrivez le corps du message. Écrivez le but, pourquoi la rénovation est nécessaire, pourquoi la rénovation profite au lecteur et les preuves nécessaires, telles que le code du bâtiment ou les problèmes de sécurité. Soyez direct; essayez de ne pas inclure d'écriture qui ne supporte pas votre message.
Étape 7. Incluez des puces ou des listes, si nécessaire
Les gens sont plus susceptibles de lire des mémos qui ne sont pas des blocs de texte. Étant donné que les notes de service sont assez informelles, vous pouvez créer des listes à puces ou utiliser du texte en gras pour mettre en évidence une certaine section de la date limite ou de l'objectif de la rénovation.
Étape 8. Modifiez votre mémo en 1 page
Si vous donnez un mémo à beaucoup de gens, la meilleure façon de vous assurer qu'ils le liront est de le garder court. S'il est trop long et que le but n'est pas immédiatement clair, ils peuvent le ranger jusqu'à ce qu'ils aient du temps libre.
Ce n'est pas le cas du mémorandum juridique et de certains mémos d'entreprise qui incluent des rapports de construction ou des motions du conseil d'administration. Assurez-vous de savoir à quelle longueur votre public s'attend
Étape 9. Vérifiez votre mémo pour les fautes d'orthographe et de grammaire
Si vos compétences en rédaction ne sont pas solides, confiez-le à un supérieur ou à un collègue qui pourra le modifier.
Étape 10. Signez la lettre
Une fois qu'il est approuvé, vous voudrez le signer et le dater pour le rendre officiel. Incluez vos coordonnées et les coordonnées de toute personne à qui ils peuvent adresser des questions au bas du mémo.
Étape 11. Incluez les pièces jointes nécessaires
Imprimez des copies du mémo et des pièces jointes pour chacun de vos contacts. Agrafez-les au mémo avant de les livrer.
Étape 12. Livrez votre mémo en temps opportun
Les gens auront besoin de temps pour faire des plans pendant les rénovations, alors essayez de leur faire part de l'information lorsqu'elle sera annoncée.
