Organiser un concert est une façon passionnante de rassembler votre communauté pour une soirée de plaisir inoubliable. Mais comment transformer votre fantastique idée de concert en réalité ? Cette entreprise peut sembler un peu écrasante au début, mais elle est beaucoup plus facile à gérer une fois que vous avez divisé votre projet en tâches plus petites. Nous sommes là pour vous guider à chaque étape afin que vous puissiez faire de votre concert une soirée inoubliable !
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Question 1 sur 7: Combien coûte l'organisation d'un concert ?
Étape 1. Un lieu peut coûter de quelques milliers de dollars à 50 000 $
Les grandes salles, comme une arène, nécessitent un budget beaucoup plus important. Les salles locales plus petites sont beaucoup plus économiques et ne vous coûteront que quelques milliers de dollars. Gardez à l'esprit que les grandes salles ont plus de places, ce qui peut signifier plus de ventes potentielles.
- Il peut être difficile de réserver une grande salle en tant que promoteur solo, car les grandes sociétés de promotion ont tendance à réserver ces salles pour de grandes tournées de concerts.
- Assurez-vous que votre lieu correspond à votre public cible. Par exemple, si la plupart de vos spectateurs sont des adolescents, vous n'organiserez pas le concert dans une boîte de nuit 21+.
- Lorsque vous débutez, il peut être plus facile de planifier un concert régional plutôt qu'un grand événement.
Étape 2. Un artiste peut coûter entre 2 500 $ et plus de 400 000 $
En tant qu'organisateur de concert, vous pouvez soit envoyer à l'artiste un paiement forfaitaire, soit lui proposer de lui reverser une partie spécifique de la vente des billets. Vous pouvez généralement réserver des groupes de style mariage plus petits entre 2 500 $ et 7 500 $, tandis que les artistes populaires peuvent coûter au moins 400 000 $.
Négociez avec les artistes pour trouver un prix qui vous convient à tous les deux. Par exemple, si vous organisez un concert caritatif, l'artiste peut baisser son prix de réservation pour l'événement
Étape 3. L'équipe de concert est payée à l'heure
Votre « équipe » comprend les personnes chargées du chargement de l'équipement, ainsi que les responsables de la sécurité, les employés des concessions, les barmans, les portiers et le personnel de billetterie. Payez votre équipe de concert à l'heure - vous pourriez payer entre le salaire minimum et environ 100 $ de l'heure, selon l'expérience de votre personnel.
- Par exemple, vous pouvez payer le personnel de billetterie 10 $ de l'heure, tandis que les travailleurs qui chargent et déchargent la scène peuvent toucher 50 $ de l'heure.
- Estimez combien vous êtes en mesure de payer votre personnel. En fonction de votre budget, vous ne pourrez peut-être pas embaucher les travailleurs les plus expérimentés pour chaque poste.
- Essayez de trouver un équilibre entre le nombre de personnes que vous embauchez et le montant que vous les payez. Par exemple, vous ne voulez pas sous-payer qui que ce soit, mais vous ne voulez pas non plus embaucher quelqu'un qui n'est pas fiable pour tenter d'économiser de l'argent.
- Vous pourrez peut-être embaucher du personnel bénévole si vous organisez un concert caritatif.
Question 2 sur 7: Comment réserver un artiste ?
Étape 1. Parlez à l'agent de réservation de l'artiste
Visitez le site officiel de l'artiste et cliquez sur l'onglet « contact » ou « nous contacter ». La plupart des artistes fourniront les informations de leur agent de réservation sur cette page. À l'aide de ces informations, contactez l'agent de réservation et informez-le de votre prochain concert.
Les groupes plus petits et moins connus peuvent ne pas avoir d'agent de réservation. Dans ce cas, essayez de les contacter directement
Étape 2. Demandez un devis
Jouez soigneusement vos cartes lorsque vous commencez à négocier avec l'agent de réservation. Si vous êtes franc au sujet de votre budget, l'agent pourrait vous blâmer parce que vous n'en offrez pas assez, ou essayer d'augmenter encore plus le prix de l'artiste. Demander un devis vous aide à savoir avec quoi vous travaillez et vous évite de perdre de l'argent dans le processus.
Étape 3. Créez un contrat et demandez à l'artiste de le signer
Un contrat rend votre concert plus juridiquement contraignant, de sorte que l'artiste ne peut pas reculer sur un coup de tête. Précisez quand le concert aura lieu, ce que vous payez à l'artiste, ce qui se passe si l'artiste quitte le concert et ce qui se passe si l'événement est annulé.
Par exemple, le contrat peut stipuler que vous récupérez tout votre argent si l'artiste annule, tandis que l'artiste sera toujours payé si l'événement est annulé pour cause de mauvais temps
Étape 4. Envoyez une avance à l'agent de réservation, au manager et à l'artiste
Une « avance » passe en revue les détails essentiels du concert, comme le chargement et les horaires définis. Joignez des instructions à la salle, ainsi que des informations sur l'endroit où ils séjournent, quand ils mangeront et ce qu'ils doivent faire le jour du concert.
Question 3 sur 7: Comment réserver une salle de concert ?
Étape 1. Choisissez un lieu qui répond aux besoins de votre concert
Votre lieu dépendra vraiment de la portée de votre concert. Réservez-vous un grand groupe en tête d'affiche ou hébergez-vous un plus petit groupe indépendant ? Choisissez un lieu qui correspond bien à votre groupe et qui correspond également à votre budget. Pendant que vous y êtes, pensez au stationnement disponible et à la circulation le soir du concert.
- Essayez de réserver des petits groupes locaux au moins 3 à 4 mois avant le concert. Si vous travaillez avec un groupe grand public plus important, réservez l'artiste au moins 8 à 12 mois à l'avance.
- Vous pouvez réserver un groupe indépendant pour jouer dans un pub local ou inviter un groupe de mariage à jouer dans un restaurant.
- Vous pouvez organiser le concert dans un hôtel, un centre d'affaires ou un centre de conférence situé dans le centre, ou vous pouvez inviter un groupe moins connu à se produire dans un centre communautaire ou un club de sport.
- Vous pourriez réserver un groupe en tête d'affiche pour jouer dans un stade ou une arène bien connu.
Étape 2. Utilisez un site Web de recherche de lieux
Des sites comme Peerspace et EventUp facilitent la réservation d'une salle pour votre concert. Sur Peerspace, saisissez simplement l'événement que vous prévoyez, ainsi que la date et le lieu. Sur EventUp, saisissez simplement l'emplacement de votre événement pour obtenir une liste des options possibles. Ensuite, parcourez les différentes options de lieux dans votre région!
Vérifiez bien l'horaire du lieu avant de réserver votre événement. Vous ne voulez pas que votre concert interfère avec les autres événements de la salle
Question 4 sur 7: Quand devez-vous organiser le concert ?
Étape 1. Choisissez une date qui convient à votre artiste
Parlez au groupe et discutez de leur programme de représentation à venir. Renseignez-vous sur les dates dont ils disposent et quand ils préféreraient se produire à votre concert.
Assurez-vous que la date et l'heure conviennent également à votre public cible. Par exemple, si la plupart des spectateurs sont au lycée, vous ne voudriez pas organiser le concert à 23 heures un jeudi soir
Étape 2. Vérifiez que votre date de concert n'interfère pas avec d'autres événements
Faites une recherche rapide en ligne et voyez ce qui se passe au moment du concert que vous proposez. S'il y a beaucoup d'événements ce jour-là, choisissez une autre date pour votre concert.
Avant de modifier l'horaire des concerts, confirmez que la nouvelle date convient au groupe
Question 5 sur 7: Comment vendez-vous des billets pour un concert ?
Étape 1. Configurez une page en ligne facile à naviguer
Créez un bouton « acheter des billets » sur lequel les visiteurs peuvent cliquer à tout moment, même s'ils parcourent le site. Essayez de garder toutes les informations sur les concerts et la billetterie sur une seule page, afin que vos clients ne soient pas confus lorsqu'ils font leurs achats. Indiquez clairement les prix des billets, ainsi que les frais supplémentaires que le spectateur doit payer. En général, essayez simplement de rendre le processus d'achat de billets aussi clair, simple et transparent que possible.
- Si vous le pouvez, laissez vos clients acheter des billets sans les obliger à créer un compte sur votre site Web.
- Notez votre coût par billet et votre budget total. De cette façon, vous pouvez déterminer combien de billets vous devrez vendre pour atteindre le seuil de rentabilité.
- Évaluez vos billets dans différentes catégories. Par exemple, il peut y avoir des billets réguliers pour l'admission standard, des laissez-passer d'accès spécial et des laissez-passer VIP. Ensuite, vous pourriez offrir des réductions de groupe pour encourager les gens à acheter plusieurs billets à la fois.
Étape 2. Utilisez un site Web de vente de billets tiers pour une alternative simple
Des sites comme StubHub, Ticketmaster, SeatGeek et Eventbrite offrent une expérience de vente de billets simple et directe. Créez un compte sur le site de votre choix, et remplissez-y les informations de votre concert et les tarifs de vos billets.
- Vous pouvez lister vos billets gratuitement sur Ticketmaster, SeatGeek et StubHub, mais chaque entreprise percevra des frais sur le prix du billet.
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Eventbrite facture des frais supplémentaires en fonction de votre lieu de résidence et du forfait Eventbrite que vous avez commandé.
Organiser des concerts Étape 14
Question 6 sur 7: Comment faites-vous la promotion d'un concert ?
Étape 1. Partagez votre concert sur les réseaux sociaux
Créez une page d'événement Facebook sur laquelle les gens peuvent confirmer leur présence et acheter des billets. Mettez à jour tous vos profils de réseaux sociaux pour promouvoir le concert, comme Twitter, Instagram et LinkedIn. Vous pouvez même créer un hashtag d'événement pour votre concert, que vous pouvez publier sur tous les réseaux sociaux.
- Le hashtag de votre événement peut être « SummerSlam » ou « WinterJamSession ».
- Snapchat est un excellent moyen de séduire les jeunes spectateurs. Vous pouvez même mettre en place un géofiltre pour le jour de votre concert !
Étape 2. Collaborez avec des marques, des entreprises et des invités spéciaux
Si votre concert est assez important, contactez différentes entreprises et marques et voyez si elles souhaitent sponsoriser votre événement. Vous pouvez également contacter les influenceurs des médias sociaux et les partenaires presse et voir s'ils seraient prêts à promouvoir votre concert.
- Si vous organisez un festival d'été, vous pouvez contacter une marque de vêtements d'été pour un éventuel parrainage.
- Si vous espérez attirer un jeune public à votre concert, vous pouvez demander à un influenceur des réseaux sociaux de mentionner votre événement à ses abonnés.
- Renseignez-vous également auprès des entreprises locales. Ils pourraient être disposés à vous aider lors de votre événement et à se promouvoir.
- Recherchez des sponsors qui correspondent aux objectifs et aux données démographiques de votre concert. Par exemple, un restaurant local pourrait parrainer un concert-bénéfice pour la faim dans le monde.
Question 7 sur 7: Comment aménager une scène de concert ?
Étape 1. Spécifiez les temps de chargement pour les artistes
Avant le début du concert, les groupes auront besoin de beaucoup de temps pour préparer leur équipement. Définissez une fenêtre horaire spécifique à la date du concert pour que vos artistes chargent et déplacent tout leur équipement sur scène, afin que tout soit prêt avant le début du concert.
- Votre salle peut programmer les heures de chargement du groupe.
- Si vous avez 3 groupes qui se produisent à votre concert de 20h, vous pouvez laisser le groupe principal charger son équipement entre 13h et 15h, le groupe de support entre 15h15 et 16h45 et le groupe d'ouverture entre 17h et 18h. PM.
Étape 2. Effectuez un soundcheck
Lors d'un soundcheck, un ingénieur du son testera et ajustera le système de sonorisation de la salle afin que les spectateurs puissent entendre la musique facilement. Si le groupe n'a pas beaucoup d'équipement à vérifier, le soundcheck peut ne durer que 15 à 30 minutes. Si votre groupe a des tonnes d'instruments et d'équipements à vérifier, le soundcheck peut prendre jusqu'à 2 heures.
Étape 3. Testez toutes les lumières et autres visuels
Certains groupes peuvent avoir des lumières spéciales, des effets pyrotechniques ou d'autres effets visuels pour accompagner leur performance. Si tel est le cas, prenez le temps de tester tous ces éléments et assurez-vous qu'ils fonctionnent correctement.
